Privacy- en cookieverklaring

Wie verwerkt je gegevens?

Voetbalvereniging Flevo Boys is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor de veiling. Je kunt privacyvragen stellen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Welke gegevens en waarvoor?

Voor aanmelding en toegang verwerken we namen, groepsgegevens, contactgegevens, entreestatus en aankomstregistratie. Een online aanmelder gebruikt een eigen e-mailadres voor bevestiging en het latere betaalverzoek. Een medewerker kan een bezoeker zonder e-mailadres alleen zonder biedbord inschrijven; voor een biedbord is een eigen bevestigd e-mailadres nodig. Bij een kopersaccount verwerken we ook factuur- en eventuele bedrijfsgegevens, het biednummer, aankopen en betaalregistraties. Accountbeveiliging gebruikt onder meer een afgeschermde wachtwoordafgeleide, tijdelijke e-maillinks en gegevens om misbruik van inlogpogingen te beperken.

Voor je eigen aanmelding, account en aankopen verwerken we gegevens om de overeenkomst met je uit te voeren. Meldt een aanmelder andere bezoekers aan, dan gebruiken we hun beperkte deelnamegegevens vanuit ons gerechtvaardigde belang om de gevraagde groepsdeelname en toegangscontrole te organiseren; een eigen biedbord vraagt om een eigen registratie. Fiscaal relevante verkoop- en betaalgegevens bewaren we op grond van de wettelijke administratieplicht. Voor noodzakelijke bescherming van website, accounts en administratie gebruiken we ons gerechtvaardigde belang bij beveiliging. Persoonsgegevens gebruiken we voor de organisatie en administratieve afhandeling van de veiling, waaronder registratie, aankopen, betaling en beveiliging. Ze worden niet gebruikt voor nieuwsbrieven, gedeeld met sponsoren of kavelaanbieders of gebruikt voor herkenbare evenementfoto’s.

Als iemand anders je aanmeldt

We kunnen je naam en, bij een uitnodiging voor een eigen biedbord, je e-mailadres ontvangen van degene die de groep aanmeldt. Via de uitnodiging kun je je eigen registratie afronden. Kloppen de gegevens niet of verwachtte je geen uitnodiging, neem dan contact op.

Wie kan gegevens ontvangen?

Alleen bevoegde medewerkers en vrijwilligers gebruiken gegevens voor de organisatie en administratie. De website, de technische opslag en uitgaande systeemmail gebruiken STRATO. Formele verzoeken en praktische support komen in de Outlook-mailbox van de vereniging terecht; Microsoft verwerkt de berichten voor die e-maildienst. Er kunnen beperkte administratieve exports en back-ups worden gemaakt. Rabobank wordt betrokken zodra de online betaalfunctie actief wordt; bij een betaalverzoek ontvangt de betaaldienst de gegevens die voor de betaling nodig zijn.

STRATO vermeldt dat zijn hostinggegevens in Duitse datacenters worden verwerkt. Volgens de privacyverklaring van Microsoft kan Microsoft gegevens voor Outlook ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; Microsoft beschrijft daar welke waarborgen het voor zulke doorgiften gebruikt.

Er worden geen openbare winnaarslijsten of openbare veilingdisplays gepubliceerd. Bevoegde beheerders kunnen de gegevens voor de veilingadministratie wel inzien. Deelnemers kunnen hun eigen aankopen bekijken.

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, met behoud van gegevens die de wet verplicht te bewaren. Voor bezoekers zonder eigen aankoop is het criterium voor de gewone deelnamegegevens: hun aanmelding, toegang tot de veiling op 16 oktober 2026 en de bijbehorende administratieve afhandeling, zoals een registratiecorrectie of een concrete vraag, moeten zijn afgerond. Daarna bewaren we alleen gegevens die nog voor een afzonderlijk doel nodig zijn. Bij een concrete lopende klacht of een geschil gaat het uitsluitend om noodzakelijke dossiergegevens zolang de afhandeling dit vereist.

Flevo Boys heeft als vereniging een administratieplicht op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Gegevens die nodig zijn om entreeverkopen, kavelverkopen, ontvangsten, terugbetalingen, facturen en bijbehorende correcties en controles te kunnen verantwoorden, horen bij de fiscale administratie. De wettelijke bewaartermijn daarvoor is in beginsel zeven jaar. Ook registratiegegevens van een bezoeker zonder eigen aankoop blijven bewaard voor zover zij daadwerkelijk nodig zijn voor die administratie. Niet ieder volledig bezoekersprofiel of elk accountgegeven valt daardoor automatisch zeven jaar onder die plicht. Een verzoek om verwijdering tast de wettelijke bewaarplicht niet aan.

Een account en het biedprofiel blijven nodig zolang de deelnemer zich voor deze veiling moet kunnen aanmelden, bieden en de eigen aankopen kan afhandelen. Daarna blijven alleen gegevens voor een concrete openstaande vraag, klacht of rechtspositie en wettelijk te bewaren administratie over. Uitnodigingen en tijdelijke links zijn bedoeld voor registratie en accountbeveiliging; na afloop van hun geldigheid blijven eventuele verzend- en beveiligingsgegevens alleen zolang nodig om de registratie of een concreet beveiligingsincident af te handelen. Beveiligingslogs gebruiken we zolang nodig om misbruik te voorkomen of een vastgesteld incident te onderzoeken.

Gegevens in een administratieve export, e-mail of herstelkopie krijgen geen onbeperkte eigen bewaartermijn: we beoordelen ze voor hetzelfde doel en dezelfde wettelijke uitzonderingen als de gegevens waaruit ze zijn gemaakt. Een herstelkopie bewaren we alleen zolang zij voor herstel nodig is en beschermen we tegen onbevoegd gebruik. Is er een verzoek tot verwijdering, dan beoordelen we eerst welke gegevens wettelijk bewaard moeten blijven en welke nog voor een concrete afhandeling nodig zijn.

Cookies

De evenementwebsite gebruikt een eigen sessiecookie met de naam veiling_event voor onder meer inloggen en beveiliging van formulieren. Een blijvende inlogsessie heeft een looptijd van twaalf uur, die bij gebruik kan worden vernieuwd.

De evenementwebsite gebruikt geen advertentiecookies of trackingpixels. De sessiecookie is nodig voor de werking en beveiliging van de website. Als bij een latere betaalomgeving andere cookies of externe bronnen worden gebruikt, informeren we je daarover voordat die in gebruik wordt genomen.

Je rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering en, waar van toepassing, beperking, overdracht of bezwaar tegen verwerking. Toestemming kun je intrekken als een verwerking daarop berust. Sommige gegevens moeten we bewaren vanwege een wettelijke verplichting. We reageren in beginsel binnen één maand; bij een toegestane verlenging leggen we dat binnen die maand uit. We kunnen noodzakelijke aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact met de vereniging

Richt formele vragen en verzoeken over deze pagina aan Voetbalvereniging Flevo Boys, ter attentie van het bestuur.
veilingflevoboys@outlook.com
Postbus 120
8300 AC Emmeloord
Organisatie- en adresgegevens